Wenn Mitgliederversammlungen Satzungen beschließen bzw. ändern oder Vorstandsmitglieder wählen, muss dies dem Vereinsregister gemeldet werden. Einer solchen Meldung muss ein Protokoll dieser Versammlung beiliegen, das bestimmten Kriterien genügen muss. Am besten gewöhnen Sie sich frühzeitig daran und gestalten von vorneherein alle Ihre Protokolle so, dass sie folgendes enthalten:
- Ort und Tag der Versammlung
- Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
- Zahl der erschienenen Mitglieder
- die Feststellung, dass bzw. ob die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde
- die Tagesordnung und die Angabe, dass bzw. ob sie bei der Einberufung mitgeteilt wurde
- die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung (falls die Satzung dazu eine Bestimmung enthält)
- die gestellten Anträge, die gefassten Beschlüsse und die Ergebnisse von Wahlen
- dazu jeweils die Abstimmungsergebnisse ziffernmäßig genau (Stimmen pro/ contra/ Enthaltung)
- die Unterschrift derjenigen Personen, die nach der Satzung die Protokolle bzw. Beschlüsse der Mitgliederversammlung unterschreiben sollen (falls die Satzung dazu eine Bestimmung enthält)
Eine Vorlage für ein Gründungsprotokoll finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Justiz