Auch Vereine haben die gesetzliche Pflicht, ihre kostenwirksamen Aktivitäten in einer Buchhaltung zu dokumentieren und darüber gegenüber dem Finanzamt Rechenschaft zu geben. Allerdings sind die Ansprüche daran geringer als bei Unternehmen.
Die wichtigste Information ist, daß Vereine ihre Tätigkeiten in vier Bereiche sortieren müssen (sofern vorhanden), die bei gemeinnützigen Vereinen in unterschiedlichem Maß steuerbegünstigt sind:
- Ideeller Bereich (Tätigkeiten, die unmittelbar dem Vereinszweck dienen)
- Vermögensverwaltung
- Zweckbetrieb
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Wichtig ist auch, welche Methode der Buchhaltung Sie wählen:
- Erfassung auf Papier (Kassenbuch/ Buchhaltungsjournal)
- Erfassung mit einer Tabellenkalkulations-Software (z.B. Excel)
- Erfassung mit spezieller Vereinsbuchhaltungs-Software
- Erfassung mit professioneller Buchhaltungs-Software
Unsere Empfehlung ist, auf keinen Fall eine der ersten beiden Varianten zu wählen. Es gibt inzwischen Buchhaltungs-Software, die relativ komfortabel in der Bedienung ist. Achten Sie auf den Leistungsumfang, den Sie brauchen, und darauf, ob die Software schon einige Jahre auf dem Markt ist und Support und auch Updates angeboten werden. Konsultieren Sie Warentests, allerdings sind die im Internet inmitten der vielen nutzlosen Werbeseiten nicht einfach zu finden. Die professionelle Gestaltung einer Software ist ein gewisser Hinweis, aber leider keine Garantie für ein tatsächlich gutes Funktionieren, wie eine unserer Nutzergruppen erfahren mußte. Wir im Treffpunkt Freiburg selbst arbeiten seit einigen Jahren mit dem Programm Quicken (inzwischen umbenannt in Lexware Finanzmanager) und sind damit recht zufrieden.